Dit is de Privacy verklaring van Synthese

Wij begrijpen heel goed dat de inwoners uit de gemeente Beesel, Bergen, Gennep, Heumen, Horst aan de Maas, Leudal, Mook en Middelaar en Venray met wie wij contact hebben, of de bezoekers van onze websites en ook de contactpersonen waar we een zakelijke relatie mee hebben hun privacy belangrijk vinden.

Als je contact hebt met Synthese, of gebruik maakt van onze diensten, is het vaak nodig dat persoonsgegevens van jou en/of jouw kind(eren) door ons genoteerd en beveiligd bewaard worden. Je persoonsgegevens zijn bij ons in veilige handen en we houden ons aan de geldende wet- en regelgeving.

Deze persoonsgegevens worden alleen gebruikt door onze beroepskrachten, eventuele stagiaires en/of een vrijwilliger van Synthese. Hierdoor kunnen wij contact met je opnemen en in contact blijven over diensten waarin je interesse hebt of gebruik van maakt. Welke medewerker(s) er inzage heeft in jouw gegevens is afhankelijk van je hulpvraag.

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

Waarom heeft Synthese een Privacy verklaring?

Wij hebben in deze Privacy verklaring voor jou op een rijtje gezet hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Je kunt in deze Privacy verklaring lezen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, waarom wij dat doen, wie jouw gegevens mag inzien, hoe wij jouw gegevens bewaren, aan wie wij jouw gegevens eventueel doorgegeven en welke invloed jij daarop zelf kunt uitoefenen. Transparantie staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer verwerken wij deze?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat ben jij. Op het moment dat jouw persoonsgegevens door jouzelf of door derden met Synthese worden gedeeld, verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Op welke wijze kunnen we contact hebben met elkaar?

Veel contacten tussen jou en Synthese verlopen telefonisch, via persoonlijke gesprekken (inloopspreekuur, intakegesprek), via formulieren, brieven, e-mail, WhatsApp, Social Media (Facebook, LinkedIn en Insta) of onze websites. Ook sms en chatten wordt ingezet. Het initiatief om contact te hebben kan bij jou vandaan komen maar ook vanuit Synthese. De persoonsgegevens die je daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Synthese worden verwerkt als dat nodig is voor onze werkzaamheden en  dienstverlening.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van jou?

Om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, kunnen wij bepaalde gegevens van jou verwerken.

Afhankelijk van het contact of de dienst die je van ons afneemt, worden bepaalde gegevens vastgelegd. Dat kunnen zijn:

• Basisinformatie zoals je voor- en achternaam, geslacht;
• Contactgegevens zoals adres, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres;
• Aanvullende persoonsgegevens zoals geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat;
• Overige (bijzondere) persoonsgegevens die wij actief van jou krijgen doordat je ze ons vertelt bijvoorbeeld tijdens een hulpverleningstraject, of met ons deelt via telefonisch contact, mail, WhatsApp etc. Denk daarbij aan medische gegevens of een Burgerservicenummer of bankrekeningnummer;
• Gegevens die wij zelf verkrijgen via derden;
• Persoonsgegevens die je ons geeft als je bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens.

Waarvoor gebruikt Synthese jouw persoonsgegevens?

Wij mogen alleen persoonsgegevens van jou verwerken als wij daarvoor een wettelijk verwerkingsgrondslag hebben. Het verwerken van jouw persoonsgegevens kan onder meer:

• naar aanleiding van jouw toestemming zijn. Bijvoorbeeld om een terugbelnotitie te maken als je belt naar het algemeen nummer van Synthese. Of als je je aanmeldt voor een nieuwsbrief. Ook zodat wij bijvoorbeeld informatie mogen delen met derden, zoals je huisarts of de gemeente;
• noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de hulpverleningsovereenkomst die we met je hebben bijvoorbeeld in het kader van het maatschappelijk werk;
• noodzakelijk zijn om een wettelijke verplichting na te komen. Denk aan onze wettelijk meldplicht als er dusdanige zorgen zijn om jouw veiligheid of die van anderen, en we dit niet voor ons mogen houden;
• noodzakelijk zijn vanwege een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het versturen van een mantelzorgcompliment.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende werkzaamheden:

• Algemeen maatschappelijk werk en Sociaal Juridische Dienstverlening: verslaglegging en dossiervorming zijn noodzakelijk om: een verantwoorde professionele relatie op te bouwen; het handelen tegenover de client inzichtelijk en transparant te maken; het professionele handelen te kunnen verantwoorden; om de dienstverlening zo nodig over te kunnen dragen.
• Gemeenschapsontwikkeling: inspireren, adviseren en ondersteunen van bewonersinitiatieven en -organisaties vanuit de visie gemeenschapsontwikkeling door zelfsturing.
• Voor netwerkpartners is Synthese een belangrijke verbinder en sparringpartner en vervult Synthese een signaalfunctie.
• Het opstellen van geanonimiseerde rapportages.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer je ons hiervoor toestemming hebt gegeven. Synthese kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent Synthese haar medewerking.

 Doorgeven van jouw gegevens naar landen buiten de Europese Unie

Synthese zal jouw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de EER, tenzij je een verklaring hebt getekend waarin je toestemming geeft voor de doorgifte of er voldaan is aan een adequaat en passend beschermingsniveau conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van jouw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat kader zijn we verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming aan te stellen. Onze FG is bereikbaar via secretariaat@vangelderadvocaten.nl of via (088) 88 40 840.

Heb je vragen over het thema privacy? Wil je je persoonsgegevens inzien of laten wijzigen? Of ben je van mening dat er sprake is van ‘lekken’ van jouw persoonsgegevens via Synthese? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten. Je kunt gebruik maken van ons formulier stel een vraag (kies Algemeen)  op onze website of een mail sturen naar: info@synthese.nl.

 

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat de AVG wordt nageleefd.

Je kunt ook rechtstreeks een datalek melden en/of je klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit kan via

Datalek melden | Autoriteit Persoonsgegevens of

Een tip of klacht indienen bij de AP | Autoriteit Persoonsgegevens

We hopen wel dat je eerst contact met ons opneemt, zodat we samen kunnen proberen eruit te komen.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van jouw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit indien nodig melden bij  de AP. Als de inbreuk op jouw persoonsgegevens voor jou mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we dit indien nodig zo snel mogelijk weten.

Hoelang bewaren we jouw gegevens?

Synthese bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor jouw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Veilig werken

Om je privacy en de vertrouwelijkheid van je gegevens te beschermen, treft Synthese passende technische en organisatorische maatregelen. Wij hebben de toegang tot onze systemen, computer (netwerken), servers, printers beveiligd. Papieren informatie wordt geminimaliseerd en beveiligd door middel van afsluitbare kasten. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Synthese niet iedereen toegang heeft tot jouw gegevens. De systemen waarin klantengegevens zijn opgeslagen, zijn daarom alleen toegankelijk voor een selecte groep medewerkers, voor wie het voor het uitvoeren van hun werkzaamheden noodzakelijk is dat ze toegang hebben.

Naast dat iedere medewerker van Synthese tot geheimhouding verplicht is, geldt dat ook voor derden die door Synthese zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die technische werkzaamheden uitvoeren op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Met deze bedrijven hebben we daarom een verwerkersovereenkomst gesloten. Kortom, iedereen die inzicht heeft in jouw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Wat registreert Synthese als je een bezoek brengt aan één van onze websites?

Als je onze websites bezoekt, registeren we jouw IP-adres en je locatie, je internetbrowser en apparaat type en je bezoekgegevens.

Synthese gebruikt ook enkele cookies. Dat zijn:

• Technische cookies die nodig zijn voor de technische werking van de websites.
• Functionele cookies voor het gebruiksvriendelijk maken van de websites.
• Analytische cookies zodat we een analyse kunnen maken van het websitebezoek.

Met deze informatie kunnen we de websites en onze dienstverlening verder verbeteren.

Cookies van partijen als Google Analytics en YouTube kunnen worden toegepast bij gebruik van de website.

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij bezoek aan onze websites wordt meegestuurd en door jouw browser wordt opgeslagen op de harde schijf van jouw computer, tablet of smartphone.

Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Wat zijn je rechten?

Als Synthese persoonsgegevens van jou verwerkt, heb je op grond van de AVG bepaalde rechten. Deze lichten we toe. Wij stellen je op de hoogte als wij persoonsgegevens van jou verwerken. Dit doen wij in eerste instantie altijd mondeling of schriftelijk. Ook kunnen wij een folder uitreiken of kun je een QR-code scannen, zodat je de informatie nog eens rustig na kunt lezen. Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven inden je al op de hoogte bent van de verwerking van jouw gegevens of indien een mededeling aan jou onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in jouw gegevens

Maak je gebruik van onze dienstverlening en wil je zien welke persoonsgegevens van jou bij ons bekend zijn? Dan kun je gebruikmaken van je ‘Recht van inzage’. We vragen je wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens je graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht om gegevens te rectificeren als je gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook hebt je het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als jouw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt. Wij zullen de derde(n) die jouw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing

Daarnaast heb je het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer jouw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, je bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer jouw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van jou te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heb je recht op beperking van de verwerking van jouw gegevens. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien jij de juistheid van de gegevens betwist, indien je van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of als je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens door Synthese onrechtmatig is.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van jouw persoonsgegevens door Synthese kun je bezwaar maken vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Recht op dataportabiliteit

Wanneer je zelf je persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, heb je in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij jouw digitale gegevens aan jou zullen verstrekken, als je daarom vraagt.

Recht om toestemming in te trekken

Als Synthese alleen met jouw toestemming jouw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag jij deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van jouw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van jouw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen. Vermeld bij jouw verzoek welke toestemming je wilt intrekken.

Hoe kun je kenbaar maken dat je gebruik wilt maken van je rechten?

Je kunt contact met ons opnemen via ons formulier stel een vraag (kies Algemeen) op onze website www.synthese.nl of een mail sturen naar: info@synthese.nl.
Vermeld duidelijk je naam, adres en telefoonnummer en specificeer van welk recht je gebruik wilt maken. Om zeker te zijn dat je bent wie je zegt te zijn, vragen we jou een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij te voegen. In verband met je privacy is het verplicht om je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort/ID bewijs) paspoort-/ID-nummer en Burgerservicenummer BSN zwart te maken. Wij zullen zo snel mogelijk reageren, maar in ieder geval binnen vier weken.

Over deze privacy verklaring

Synthese kan deze privacy verklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op www.synthese.nl. Heb je vragen of opmerkingen over onze privacy verklaring? Dan kun je contact met ons opnemen via ons formulier stel een vraag (kies Algemeen) op onze website www.synthese.nl of een mail sturen naar info@synthese.nl.